各院（系、所）：
根据《东南大学博士生国际学术交流基金实施细则》的有关规定，现将研究生院资助博士生参加国际学术会议工作的相关要求通知如下：
一、申请人条件及资助要求
1.申请人以第一作者（若为第二作者则第一作者应为其导师）并以东南大学名义撰写的科研学术论文被本学科领域在境外召开的有重要影响的国际学术会议所接受，并应邀在大会或分会上做大会报告或宣读英文论文（oral presentation），参会形式为壁报（poster）的不予资助。
2.申请者应为我校全日制在校研究生（委培生除外），每名研究生在读期间只享受一次资助，如已资助过短期学术交流（3-6个月），则不能再申请国际会议资助。出国参会时必须是在中国境内学习阶段。
3.研究生院经费及优势学科经费均只资助往返交通费、会议注册费及签证费。设最高限额：欧美及澳洲地区最高限额15000元；亚洲地区最高限额10000元；港澳台地区最高限额5000元，超额部分自理。
二、申请与审批程序
1.申请者自行联系国际会议并取得邀请函。
2.符合资助要求的申请者可提交《东南大学资助博士生参加国际学术会议申请表》（见研究生院主页-培养管理-国际交流下载）（一式两份）、会议的背景资料、会议征文通知、论文录用函及全文、会议邀请函至所在学院（系）研究生秘书处，由院系初审。同时填写《院系国际会议资助申请名单汇总表》（附件1院系国际会议资助申请名单汇总表.xls），发送给所在院（系）研究生秘书，以便学院统计。院（系）进行初审，并在申请表上填写审核意见。
3.院（系）审核通过后，每月最后一周内（节假日顺延）将所有纸质申请材料交至研究生院公派办（逸夫建筑馆108），同时将《院系国际会议资助申请名单汇总表》电子版发至101010799@seu.edu.cn。
4.研究生院组织专家对申请材料进行评审，确定拟资助人员，并在研究生院主页通知与公告处公布拟资助名单。
5.获得资助的参会人员出国前①网上办理出国批件：2018年12月起，国际合作处办理的学生因公出国（境）在网上进行申报。（网上办事大厅----可用就用----外事服务----学生因公出国（境）申报审批系统）学生网上申报提交后，要提醒导师及学院领导上网进行审核！②经费使用计划表（见附件2，由优势学科经费资助的不需填写该表，相关学院会开具优势学科经费使用计划表），交至研究生院公派办。办理经费计划相关手续时间为每周一、三、五上午。
6.参加会议的博士生在会议结束后须提交相关材料的书面和电子文档（会议日程安排表、论文全文及PPT文档、以宣讲论文场景为背景的本人照片、参会总结、国际机票（含登机牌）、会议注册费发票、购买机票等银行刷卡POS单、电子行程单、填写好的网上预约报销单）至研究生院公派办，公派办审核后对符合资助要求者报销经费，优势学科资助的同学网约单先在学院签字盖章后再交到研究生院公派办。办理报销手续时间为每周一、三、五上午。
联系人：王悦 电话：83795781 邮箱：101010799@seu.edu.cn
研究生院公派办
2019年5月9日
电子学院提交博士生交出国（境）参加国际会议资助申请的流程：
1、每月随时提交申请表，月底最后一天（遇节假日，提前到本周的周五）交给研究生院
3、《申请表》一式两份，后附带要求的相关材料。交表前，请将《汇总表》电子版发到邮箱374680900@qq.com
4、次月月初，在研究生院网站查看公示名单，然后根据通知办理手续手续。
5、需学院领导网上审核，请在年级qq群联系辅导员
6、确实按照申请出国参加会议的博士生，请在参加完会议到校之后，qq上告知我下；如因故未能参加会议的博士生，请提前在qq上告知我下。
