关于博士生出国(境)参加国际会议申请资助的通知
发布时间:2016-09-13  访问次数:308

各院(系、所):

    根据《东南大学博士生国际学术交流基金实施细则》的有关规定,现将研究生院资助博士生参加国际学术会议工作的相关要求通知如下:

一、申请人条件及资助要求

     1.申请人以第一作者(若为第二作者则第一作者应为其导师)并以东南大学名义撰写的科研学术论文被本学科领域在境外召开的有重要影响的国际学术会议所接受,并应邀在大会或分会上做大会报告或宣读英文论文(必须是口头报告形式)。

     2.申请者应为我校全日制在校博士生(委培生、留学生除外),每名博士研究生在读期间只享受一次资助,如已资助过短期学术交流(3-6个月),则不能再申请国际会议资助出国参会时必须是在中国境内学习阶段。

3.研究生院资助往返交通费会议注册费及签证费。设最高限额欧美及澳洲地区最高限额15000元;亚洲地区最高限额10000元港澳台地区最高限额5000元,超额部分自理。

二、申请与审批程序

     1.申请者自行联系国际会议并取得邀请函。

     2.符合资助要求的申请者随时可提交《东南大学资助博士生参加国际学术会议申请表》(见研究生院主页-培养管理-国际交流下载)(一式两份)、会议的背景资料、会议征文通知、论文录用函及全文、会议邀请函至所在学院(系)研究生秘书处,由院系初审。同时填写《院系国际会议资助申请名单汇总表》(附件1院系国际会议资助申请名单汇总表.xls),发送给所在院(系)研究生秘书,以便学院统计。院(系)进行初审,并在申请表上填写审核意见。

     3.院(系)审核通过后,每月最后一周内(节假日顺延)将所有纸质申请材料交至研究生院公派办(逸夫建筑馆204,同时将《院系国际会议资助申请名单汇总表》电子版发至101010799@seu.edu.cn。

     4.研究生院组织专家对申请材料进行评审,确定拟资助人员,并在研究生院主页通知与公告处公布拟资助名单

     5.获得资助的参会人员出国前需填写①《东南大学研究生因公出国(境)申请表》、《因公临时出国任务和财务核算审批意见表》(下载及具体要求请见国际合作处主页-师生出国境申报),到研究生院公派办(逸夫建筑馆204)签字盖章,最后交至国际合作处。②经费使用计划表(见附件2,由优势学科经费资助的不需填写该表,相关学院会开具优势学科经费使用计划表),交至研究生院公派办。

     6.参加会议的博士生在会议结束后须提交相关材料的书面和电子文档(会议日程安排表、论文全文及PPT文档、以宣讲论文场景为背景的本人照片、参会总结、国际机票(含登机牌)、会议注册费发票、购买机票等银行刷卡POS单、电子行程单、填写好的网上预约报销单)至研究生院公派办,公派办审核后对符合资助要求者报销经费。

 

联系人:王悦    电话:83795781   邮箱:101010799@seu.edu.cn

附件:国际会议资助申请名单汇总.xls

经费使用计划表模板.doc

研究生院公派办

 2016913

电子学院提交博士生交出国(境)参加国际会议资助申请的流程:

1、每月随时提交申请表,月底最后一天(遇节假日,提前到本周的周五)交给研究生院

2、填写电子学院国际会议资助申请名单汇总表.xlsx

       东南大学博士生参加国际学术会议资助申请表.doc

3、《申请表》一式两份,后附带要求的相关材料。交表前,请将《汇总表》电子版发到邮箱374680900@qq.com

4、次月月初,在研究生院网站查看公示名单,然后办理后续手续。

5、确实按照申请出国参加会议的博士生,请在参加完会议到校之后,qq上告知我下;如因故未能参加会议的博士生,请提前在qq上告知我下。